XTRF™ Translation Management Systems, producent kompleksowych systemów zarządzania dla biur tłumaczeń, zakończył wdrożenie systemu XTRF™ Enterprise w Biurze Tłumaczeń Technicznych NotaBene.

Podstawowa specjalizacja NotaBene to przekład tekstów technicznych, ekonomicznych i prawniczych. Oprócz tego firma oferuje usługi edytorskie (redakcja techniczna i literacka) oraz tłumaczenie i lokalizację stron internetowych. Będąc liderem na rynku usług tłumaczeniowych w Wołgogradzie i okręgu wołgogradzkim oraz zajmując stałą pozycję w rankingu rosyjskiego rynku tłumaczeń, NotaBene realizuje ogromną liczbę zamówień, uwzględniając przy tym specyfikę każdego klienta.

Przy takiej ilości pracy, bez specjalnego narzędzia do zarządzania projektami, firma traciła naprawdę dużo czasu (około 40%) na powtarzalne czynności, co hamowało jej rozwój. Dlatego pod koniec 2009 roku kierownictwo Notabene uznało, że optymalizacja procesów biznesowych jest niezbędna. Specjaliści NotaBene dokładnie przeanalizowali wszystkie informacje dotyczące tej tematyki, po czym podjęli decyzję o wdrożeniu systemu XTRF™ Enterprise dostępnego przez dowolną przeglądarkę internetową.

XTRF™:  Pani Anno! Firma NotaBene wyróżnia się na wołgogradzkim rynku usług tłumaczeniowych. W czym tkwi sekret?

A. Bogdanowa:  Nasza najważniejsza tajemnica to dążenie do ciągłego doskonalenia i do zapewnienia niezmiennie wysokiej jakości tłumaczeń. Ma to swoje przełożenie na wszystkie procesy biznesowe firmy, zarówno zewnętrzne jak i wewnętrzne. Wysoką jakość tłumaczeń zapewnia zgrany zespół, w którym główna rola przypada bez wątpienia naszym utalentowanym menedżerom, tłumaczom i edytorom. Ich profesjonalizm i kompetencje wprawiają klientów w podziw – to niewątpliwie najważniejsze składniki sukcesu.

Opowiem jeszcze o jednym ważnym aspekcie. Nasze biuro tłumaczeń zawsze starało się odróżniać od innych nie tylko profesjonalizmem, ale także wysokim poziomem obsługi. Jakość obsługi to jedna z głównych konkurencyjnych zalet naszej firmy, ponieważ w tym względzie opieramy się na normach europejskich i wymaganiach ISO. Dla nikogo nie jest tajemnicą, że nie wszystkie rosyjskie firmy, tym bardziej te nieduże, są zorientowane na klienta. Wykonujemy swoją pracę tak, aby każdy klient mógł poczuć się doceniony i odczuć nasze życzliwe nastawienie i indywidualne podejście. 

XTRF™: Co zmieniło się od początku marca 2010 roku? Jaki wpływ na obsługę klientów wywarło wdrożenie wspomnianego systemu zarządzania?

A. Bogdanowa: W strukturze pracy zaszło wiele pozytywnych zmian. Mogę stwierdzić, że system pomógł uporządkować wszystkie bazy danych i zautomatyzować pracę z nimi.

Na przykład dwa razy szybciej możemy przetwarzać zapytania od stałych klientów dzięki temu, że każdy z nich ma własny panel w XTRF™, gdzie może samodzielnie składać zamówienie na tłumaczenie. Jeśli zamówienie sporządzają menedżerowie, nie tracą oni czasu na szukanie i wprowadzanie powtarzających się danych. System sam identyfikuje klienta i pokazuje powiązane z nim stawki, usługi, sposoby płatności itp. Wszystkie czynności są wykonywane zdalnie, nie trzeba dzwonić do klienta, żeby przekazać mu jakąś informację o zamówieniu.

Przy okazji, jeszcze słowo o rozsyłaniu zawiadomień. Moduł CRM w systemie XTRF™ wyręcza nas w znacznym stopniu, ponieważ pozwala szybko i automatycznie przekazać wszystkim stałym klientom informacje o naszych nowościach, ofertach specjalnych itp. Wszyscy dostają powiadomienia!

Dodatkowy plus – lokalizacja wszystkich menu systemowych. Nasi klienci nie muszą znać rosyjskiego czy angielskiego – nowy portal NotaBene „mówi” do niego w jego języku!

A co się tyczy jakości. Wcześniej w celu ocenienia jakości pracy wykonawców stosowaliśmy własną skalę. W systemie XTRF™ otrzymaliśmy doskonalsze i bardziej rozwinięte narzędzie – zbliżone do systemu LISA QA. Oczywiście bez niego nie moglibyśmy tak dokładnie ocenić poziomu pracy każdego wykonawcy. Teraz pojawiła się taka możliwość i menedżer otrzymuje o każdym naszym tłumaczu dokładne sprawozdanie dotyczące jakości, dzięki czemu łatwiej mu dobrać zlecenia według typu i poziomu złożoności, odpowiadające stwierdzonym możliwościom tłumacza.

XTRF™:  Jakie zalety wdrożenie systemu daje Pani, jako szefowi firmy?

A. Bogdanowa: System XTRF™ posiada wiele użytecznych funkcji. Dla mnie przede wszystkim ważna jest sprawozdawczość finansowa dotycząca projektów, a także inne sprawozdania modułu ISO, w których odzwierciedlony jest cały poziom naszej pracy i stopień zadowolenia klientów.

Usunięcie błędów i automatyzacja rutynowych czynności oszczędza menedżerom co najmniej 40% czasu, a poza tym upraszcza wewnętrzną komunikację. Teraz wystarczy mi 10 minut, żeby wejść do systemu i od razu sprawdzić aktualną sytuację dotyczącą objętości zamówień, stopnia zajętości pracowników, realizacji opłat czy przekroczenia terminów płatności itp. Wszystko wygodnie i przejrzyście. Poprawia się efektywność krótkoterminowego planowania i kontrola nad całością pracy firmy, co umożliwia zwiększenie obrotów. Mamy nadzieję, że po upływie określonego czasu firma podwoi swoje obroty.

XTRF™: Jak ocenia Pani sam proces wdrożenia?

Na etapie wdrożenia systemu codziennie spotykaliśmy się z czymś nowym dla nas. Naturalnie pojawiały się pytania i trudności. Z związku z tym chcę podkreślić wspaniałą pracę działu wsparcia technicznego XTRF™. Jego pracownicy cały czas byli z nami w kontakcie, a na wszystkie pytania odpowiadali bardzo sprawnie i profesjonalnie. Pragnę podkreślić, że ich biegła znajomość języka rosyjskiego ułatwiła kontakt. Cieszyła nasz także elastyczność i spełnianie naszych sugestii dotyczących indywidualnej konfiguracji systemu, dzięki czemu paca stała się prostsza i bardziej komfortowa.

Niestety w ramach tej krótkiej rozmowy nie da się opowiedzieć o wszystkim. Dlatego zapraszam do odwiedzenia naszej strony www.nota-bene.ru, aby bliżej zapoznać się z naszą firmą i dowiedzieć się o naszych doświadczeniach z pracą w systemie XTRF™ Enterprise.