XTRF™ Translation Management Systems, główny dostawca serwerowych systemów zarządzania dla biur tłumaczeń, zakończył prace nad wdrożeniem systemu XTRF™ Enterprise w ukraińskiej spółce Technolex Translation Studio, w Kijowie. Polecamy Państwa uwadze wywiad z przedstawicielami tej firmy: Władimirem Kucharenko, Andrejem Butko i Tomasem Wysokosem.

XTRF™: Władimir, skąd dowiedział się Pan o naszych systemach?

Władimir Kukharenko: O istnieniu XTRF™ wiedziałem od dawna, ponieważ wcześniej pracowałem w ukraińskiej firmie, zajmującej się opracowaniem jednego z systemów zarządzania projektami tłumaczeniowymi.  Co prawda innego. Jest zatem oczywiste, że ze względu na charakter mojej pracy nie mogłem nie wiedzieć o podobnych systemach, w tym też o XTRF™...

Poza tym przedstawiciela XTRF™ poznałem już w 2008 roku, na targach w Wiesbaden (Niemcy).

Natomiast jeśli chodzi o wymogi dot. naszego przyszłego systemu, oczekiwaliśmy, że powinien on co najmniej:

• tworzyć bazę klientów i tłumaczy;
• prowadzić ewidencję prac, wykonywanych dla klientów oraz zadań, wykonywanych dla nas przez tłumaczy;
• zarządzać procesem wykonawczym (wyznaczać zadania tłumaczom, korektorom, itd.);
• generować dokumenty finansowe (faktury, zlecenia, itd.) oraz sprawozdania;
• zarządzać plikami;
• być wystarczająco elastycznym i dostosowanym do specyficznych procesów roboczych.

Są to podstawowe wymogi dla systemu, oprócz nich jest jeszcze wiele innych.

W ciągu pięciu lat kierowałem pracą biura tłumaczeń. W tym okresie korzystałem z systemu zarządzania projektami, chociaż był to inny system. Zatem naturalne było, że z powstaniem nowej firmy natychmiast zacząłem myśleć o wdrożeniu systemu.

Nawet nie wyobrażam sobie kierowania biurem tłumaczeń bez takiego narzędzia.

Jest dla nas bardzo ważne, gdy efektywna praca zespołu skutkuje wzrostem wydajności pracy, wykonywanej przez każdego menedżera projektów.

Innymi słowy z pracą, wykonywaną wcześniej przez czterech menedżerów, teraz poradzi sobie trzech, co owocuje zwiększeniem zakresu prac bez zatrudniania dodatkowych menedżerów, których miesięczne wynagrodzenie znacznie przewyższa opłatę abonamentową za korzystanie z systemu XTRF™.

Wśród podstawowych zalet systemu należy wymienić następujące:

a) pełna współpraca modułów;

b) digitalizacja obiegu dokumentów;

c) zintegrowani klienci FTP poczty elektronicznej;

d) lokalizacja wszystkich treści: dowolny klient z dowolnego miejsca może złożyć nam zamówienie. Przy czym wszystkie treści, szablony listów, interfejs konta ładowane są w jego języku ojczystym!

e) zintegrowany moduł LISA QA;

f) system stopniowo przygotowuje do pracy zgodnie ze standardami ISO9001 i EN15038. Mamy realną szansę dołączenia do nielicznej grupy firm tłumaczeniowych na Ukrainie, które faktycznie, a nie formalnie pracują według tych standardów.

XTRF™: Które cechy XTRF™ zdecydowały o wyborze tego systemu?

Władimir Kucharenko: Jego niezależność od sieci lokalnej. Z tego systemu faktycznie można korzystać nawet poza biurem. Można wyjechać do innego miasta lub kraju i monitorować na bieżąco sytuację w firmie.

XTRF™: Czy Technolex Translation Studio można nazwać firmą, zorientowaną na Klienta? Co w systemie ułatwi stałym klientom współpracę z Waszą firmą?

Władimir Kucharenko: Tak, jesteśmy zorientowani na bardzo wymagających klientów. Jeśli chodzi o ułatwienie kontaktów z klientami, trzeba zaznaczyć, że XTRF™ pozwala na uporządkowanie i usystematyzowanie informacji dot. wykonywanych prac, na dokładną kontrolę procesów wykonawczych i prowadzenie ewidencji. Dzięki temu prawdopodobieństwo tego, że ktoś z nas straci jakiś plik, zapomni o terminie czy o wystawieniu faktury, zmniejsza się kilkakrotnie. Z kolei brak podobnych problemów oznacza naszą solidność jako biura tłumaczeń.

Poza tym, automatyczne generowanie dokumentów przez system wyklucza możliwość popełnienia błędów, które mogłyby powstać przy ich ręcznym tworzeniu, a ponadto pozwala oszczędzać czas.

XTRF™: Jakie możliwości, jeśli chodzi o zarządzanie, otworzyły się dzięki XTRF™ Enterprise?

Władimir Kucharenko: Porównując naszą pracę przed wdrożeniem XTRF™ Enterprise z sytuacją po jego wdrożeniu, pojawiły się następujące możliwości:

• wspólna baza danych na serwerze, co umożliwia wejście do systemu w każdej chwili i w dowolnym miejscu, podłączonym do Internetu;
• ścisła ewidencja projektów i przejrzystość wszystkich procesów. Możemy wejść do systemu i zobaczyć, który menedżer i nad czym pracuje;
• prostota generowania dokumentów;
• różne sprawozdania, które można generować na podstawie wprowadzanych do systemu danych. W oparciu o nie można podejmować takie czy inne decyzje;
• efektywny mechanizm współpracy z dostawcami i klientami.

Andrej Butko: Dla mnie głównym katalizatorem jest automatyzacja typowych powtarzalnych czynności, z którymi mamy do czynienia przy prowadzeniu projektu.

Uważam, że człowiek powinien wykonywać tylko te rodzaje pracy, których nie jest w stanie wykonać maszyna czy program. Ponadto trzeba zminimalizować biurokrację, a każda czynność powinna być naprawdę pożyteczna, a nie rutynowa.

System XTRF™ pozwala osiągnąć te cele.

XTRF™: Dlaczego wybrał Pan właśnie wersję Enterprise, w abonamencie (SaaS)?

Władimir Kucharenko: Wybraliśmy SaaS dlatego, że na tym etapie jeszcze nie chcemy sami zajmować się instalacją ani wdawać się w jej szczegóły (mamy bardzo dużo innych, priorytetowych zadań). Model SaaS pozwala też uniknąć dodatkowych kosztów, ponieważ nie musimy się już martwić o umowy dzierżawy VPS (wirtualnego serwera prywatnego) czy o zatrudnienie administratora systemowego: wszystkie sprawy techniczne bierze na siebie XTRF™. Natomiast wersję Enterprise wybraliśmy dlatego, że różnica w cenie w porównaniu z mniej funkcjonalną wersją okazała się nieznaczna.

XTRF™: Czym wyróżnia się Technolex Translation Studio na tle innych firm tłumaczeniowych na Ukrainie?

Tomas Wysokos: Jesteśmy zorientowani na obsługę sektora o zaawansowanych technologiach. Są to wymagający zleceniodawcy z krótkimi terminami realizacji, którzy nie tylko chcą otrzymać produkt dobrej jakości w terminie, ale też produkt zgodny z własnymi firmowymi procedurami zarządzania treściami.

Indywidualizacja usług. Rozpoczynając współpracę z nowym zleceniodawcą – bezpośrednim odbiorcą czy dużym biurem tłumaczeń – w pierwszej kolejności analizujemy podstawowe kierunki tłumaczenia i powołujemy zespół, który będzie obsługiwać projekty właśnie tego zleceniodawcy, z przestrzeganiem wszystkich wymogów: technicznych, językowych i stylistycznych.

Znormalizowane procedury. Normalizacja powtarzalnych procedur wewnętrznych, zarządzanie zleceniodawcami, plikami i finansami pozwalają nam na uporządkowanie procesów organizacyjnych. W ten sposób możemy w większym stopniu skupić się na wykonaniu naszego punktu nr 1.

Skuteczność. Gdy istnieje możliwość zautomatyzowania czegoś – skwapliwie z niej korzystamy. Dotyczy to nie tylko zarządzania projektami, ale też wszystkich aspektów naszej działalności tłumaczeniowej. Innowacje często pomagają nam w ciągu kilku godzin zrobić to, na co inne firmy będą musiały przeznaczyć cały dzień. W ostatecznym rozrachunku wygrywa zleceniodawca.

Te zasady prowadzą bezpośrednio do ISO – naszego długoterminowego celu w świadczeniu usług dla sektora o zaawansowanych technologiach. XTRF™ dostarczyło nam środki do osiągnięcia tych celów.

XTRF™: Thomas, obecnie systemy, które zostały opracowane przez nas, są używane przez firmy na całym świecie. Można odnieść wrażenie, że dzięki XTRF™ wszystkie one upodabniają się do siebie: polityka jakości, szybkość świadczenia usług, orientacja na Klienta, czynności regulujące reklamacje klientów oraz zapobiegające nim, wyważone decyzje inwestycyjne (szybkie otrzymanie niezbędnej analizy w module ISO), zasadnicza poprawa zarządzania dostawcami.

Thomas Wysokos: Też byśmy tego sobie życzyli (uśmiecha się)!

XTRF™: Skąd taka nazwa firmy – „Technolex”?

Tomas Wysokos: Wykonujemy przede wszystkim tłumaczenia techniczne, używając zaawansowanych narzędzi, stąd pierwsza część nazwy. Natomiast druga jej część – z jednej strony wskazuje na naszą przynależność do sfery usług językowych, a z drugiej – na naszą drugą specjalizację – tłumaczenia prawnicze.

O firmie:

Zespół Technolex Translation Studio to młodzi, dynamiczni przedsiębiorcy, stawiający na realizację wysokiej jakości projektów tłumaczeniowych, dostosowanych do oczekiwań lingwistyczno-kulturowych docelowego odbiorcy.

W związku z tym w wachlarzu usług, świadczonych przez firmę, znajdziemy tylko trzy języki. Firma ta przywiązuje szczególną wagę do optymalizacji procesów biznesowych, dzięki czemu końcowy odbiorca otrzymuje gotowe projekty doskonałej jakości w możliwie najkrótszym terminie.

Technolex Translation Studio nie tylko posiada bogate doświadczenie w dziedzinie dostosowania tłumaczeń do oczekiwań lingwistyczno-kulturowych docelowego odbiorcy, ale też stosuje innowacyjne podejście w zarządzaniu projektami, co wyróżnia to biuro tłumaczeń na rynku.

http://www.technolex-translations.com