XTRF™: Szanowna Pani Walentyno, wybór systemu dla BT „Metafora" poprzedziły długie rozważania. Dlaczego zdecydowaliście się właśnie na XTRF™ Professional?

W. Szelichowska: Musieliśmy przeanalizować pewną liczbę programów, mających pełnić rolę „wyraźnie ułatwiających pracę biura tłumaczeń", a wśród nich wschodnioeuropejskie podstawowe programy, przeznaczone do łatwego rejestrowania projektów, ostatecznie jednak żadne z proponowanych rozwiązań nie odpowiadało naszym potrzebom.
Czasami prezentowane programy tylko na pierwszy rzut oka wydają się atrakcyjne, ale kiedy zaczynasz naprawdę z nich korzystać, to nie zawsze otrzymujesz pożądany rezultat. Po tym, jak podczas interaktywnej prezentacji zobaczyliśmy, co potrafi system XTRF^™ Professional, od razu zwróciliśmy na niego uwagę.
Skromny i przyjazny interfejs systemu już od początku ułatwia pracę, a liczne możliwości zautomatyzowania rutynowych czynności menedżera takich, jak na przykład wybór dostawców według różnych kryteriów i podstawianie stawek z ich profili, są po prostu nieocenione.

XTRF™: Od jesieni 2008 r. Wasze biuro pracuje z XTRF™ Professional. Czy można mówić o nowym pod względem jakości schemacie pracy?

W. Szelichowska: Wraz z wdrożeniem systemu w naszej firmie postanowiliśmy przy okazji nieco skorygować zwykły przebieg pracy, co wywarło pozytywny wpływ na procesy wewnętrzne. Dzięki integracji systemu z FTP, zautomatyzowanemu tworzeniu dokumentów zamówień, takich jak faktury, protokoły wykonanych prac, zamówienia na wykonanie zlecenia itd., portalowi do współpracy z dostawcami i klientami, zaczęliśmy znacząco oszczędzać czas, przeznaczany wcześniej na opracowywanie zamówień, a także ograniczyliśmy liczbę pomyłek do minimum.

XTRF™: Podczas wdrażania tego typu systemu często potrzebna jest pomoc ze strony dostawcy. Czy jesteście zadowoleni z szybkości wdrożenia i poziomu wsparcia technicznego?

W. Szelichowska: Nie mieliśmy doświadczenia w korzystaniu z podobnych systemów, niemniej jednak byliśmy przekonani, że możemy wziąć na siebie większą część procesu wdrożenia. Pomoc ze strony specjalistów XTRF™ Translation Management Systems okazała się bardzo skuteczna. W naszej firmie proces wdrożenia przebiegł bezproblemowo, a usługa pomocy technicznej po wdrożeniu pozwoliła nam spać spokojnie. Na wszystkie pytania otrzymywaliśmy szybkie i profesjonalne odpowiedzi.

XTRF™: Jak system radzi sobie z dużymi projektami - na przykład takimi, gdzie występuje wiele par językowych, a podzadania mają różne terminy ukończenia?

W. Szelichowska: System bez wątpienia pomaga w pracy nad dużymi projektami. Menedżer otrzymuje pełen wgląd w realizację projektu, a także może kontrolować terminy ukończenia. Mimo, że dość rzadko otrzymujemy projekty obejmujące kilka kombinacji językowych, widzimy, że potencjalnie system poradzi sobie z nimi bez problemu.

XTRF™: Jak wyglądało przed, a jak po wdrożeniu systemu przygotowanie sprawozdań w BT „Metafora"?

W. Szelichowska: Wcześniej sporządzaliśmy raporty w Microsoft Excel, na co poświęcaliśmy dość dużo czasu. Teraz, mając w systemie moduł raportów, możemy szybko otrzymać informacje o różnych elementach (projekty, dostawcy, klienci, kombinacje językowe, itd.), których analiza pozwala nam określić najbardziej rentownych klientów, czy najcenniejszych dostawców. Oprócz tego raporty o przebiegu pracy w ciągu miesiąca lub z innego okresu czasu można przedstawić szefowi.

XTRF™: Jak szybko przyzwyczailiście się do pracy z XTRF™ Professional? Jeśli mielibyście pracować bez tego systemu, czy zgodzilibyście się na to i dlaczego?

W. Szelichowska: Nie przyzwyczajaliśmy się długo. W wielu przypadkach system jest wystarczająco intuicyjny - tak jakby kieruje twoje działania na odpowiedni tor. Uważam, że nikt nie powinien mieć trudności w pracy z nim. A zrezygnować z systemu po prostu się nie da, ponieważ po pierwsze przyzwyczailiśmy się do pracy z nim, a po drugie źle by to wpłynęło na wydajność naszej firmy.

XTRF™: Czy polecilibyście nasz system innym i dlaczego?  

W. Szelichowska: Sądzę, że tak. System XTRF™ Professional został stworzony specjalnie dla biur tłumaczeń, szukających drogi do osiągnięcia efektywności. Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu, firma powinna być gotowa na nieuniknione zmiany, które będzie musiała wprowadzić, a specjaliści ds. wdrożenia pomogą bezboleśnie przejść proces adaptacji. Oprócz licznych możliwości, posiadanych przez system, oferuje on niewiarygodnie stabilną pracę, co jest istotne dla płynnego przebiegu pracy.
Biuro tłumaczeń „Metafora", miasto Kostanaj, Republika Kazachstanu, powstało w 2005 r. Firma od początku wybrała dla siebie jeden z najbardziej perspektywicznych zakresów tematycznych - IT i telekomunikacja i z sukcesem realizuje projekty dla dużych, międzynarodowych zleceniodawców. Podczas lat pracy firma zdobyła istotne doświadczenie i wiedzę w zakresie technologii informacyjnych, a dzisiaj, z posiadanymi zasobami, jest w stanie podjąć się złożonych i pracochłonnych projektów. Priorytety BT „Metafora" to: jakość, profesjonalizm i dążenie do doskonałości - pojęcia, bez których wyraźnego zrozumienia niemożliwe jest osiągnięcie nakreślonych zadań.

Więcej informacji o biurze na stronie: http://metafora.su/