Dział sprzedaży w biurze tłumaczeń odpowiada za pozyskiwanie klientów, a tym samym wzrost sprzedaży, stąd bardzo często traktowany jest jako jeden z najważniejszych działów w firmie.

Podstawowym założeniem, jakie leży u podstaw systemu XTRF™, jest zwiększenie mobilności sprzedawców poprzez udostępnienie określonych informacji zarówno samym sprzedawcom, jak i klientom, w sposób zdalny przez Internet.

Szukając możliwości usprawnień pracy sprzedawców, warto odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

• Jak często dział sprzedaży spotyka się z klientami poza biurem? Jakie informacje są potrzebne sprzedawcy w rozmowie z potencjalnym klientem? Ile czasu spędza on nad przygotowaniem materiałów, które chce przedstawić podczas spotkania?
• Jak często sprzedawcy mają do czynienia z niestandardowymi warunkami zamówienia (stawkami zależnymi od par językowych, specyficznymi wymaganiami klienta itp.)? Jak w prosty sposób mogą je przekazać działowi produkcji?
• Czy klienci mają możliwość sprawdzenia, na jakim etapie realizacji są ich poszczególne projekty bez konieczności kontaktowania się z kierownikami projektu lub działem sprzedaży? Czy klienci oczekują możliwości dostępu do takich informacji?
• Ile czasu zajmuje sprzedawcy przygotowanie wyceny projektu lub potwierdzenie warunków realizacji zlecenia?
• W jaki sposób klienci składają zlecenia na nowe tłumaczenia? W jaki sposób przesyłają pliki? Czy proces ten jest zautomatyzowany?
• Czy istnieje możliwość zapisywania notatek rejestrujących wszelkie rozmowy, e-maile czy spotkania z klientami? Jeżeli tak, to czy sprzedawcy mają dostęp do tych notatek niezależnie od miejsca pobytu?

Wybrane zalety systemu XTRF™ dla działu sprzedaży:

• Tworzenie i zarządzanie ofertami cenowymi: XTRF™ umożliwia szybkie i łatwe tworzenie nawet najbardziej złożonych ofert cenowych, a następnie błyskawiczne dostarczenie ich do klienta. W przypadku dłuższych negocjacji daje możliwość śledzenia toku rozmów, dzięki czemu dział sprzedaży może analizować swoją pracę i wyciągać odpowiednie wnioski na przyszłość.

• Moduł wysyłania poczty elektronicznej: Dzięki prostemu w obsłudze modułowi CRM sprzedawcy mają możliwość wysyłania masowych, ale jednocześnie spersonalizowanych e-maili do klientów. Istnieje także możliwość tworzenia specjalnych list wysyłkowych, pozwalających precyzyjnie planować niewielkie kampanie marketingowe.

• Automatyczne zamawianie projektów: Klienci posiadają samodzielny dostęp do modułu zamówień, pozwalający definiować zlecenia na nowe projekty oraz udostępniać oryginalne pliki bez konieczności bezpośredniego kontaktowania się z kierownikami projektów.

• Moduły CRM: XTRF™ zapewnia wsparcie procesu sprzedaży i zarządzanie relacjami z klientami. System posiada dwa moduły CRM (ang. Customer Relations Management): moduł wbudowany w system XTRF oraz moduł integracji z wiodącym na rynku oprogramowaniem Salesforce.com.

Szczegóły integracji z Salesforce.com są dostępne w dziale Integracje.