Szukając możliwości usprawnień pracy w dziale produkcji warto odpowiedzieć na następujące pytania:

• Czy firma posiada możliwość natychmiastowego podglądu wszystkich aktualnie prowadzonych projektów, zadań do wykonania w danym dniu oraz stanu zaawansowania każdego projektu, podprojektu lub pracy tłumacza?
• Jak wiele czasu zajmuje znalezienie stawek dla klienta i podwykonawców za konkretne prace w projekcie? W jaki sposób są one wyszukiwane? Wreszcie, jak często podawana jest błędna stawka?
• Potwierdzenie zlecenia dla podwykonawcy (ang. Purchase Order), wycena czy potwierdzenie projektu wysyłane do klientów to podstawowe dokumenty każdego projektu. Ile czasu kierownicy projektów poświęcają na przygotowanie i wysyłkę tych dokumentów?
• Czy projekty wielojęzyczne stanowią znaczący procent wszystkich zleceń? Jeżeli tak, to czy definiowanie takiego projektu nie jest wielokrotnym wprowadzaniem tych samych ustawień dla każdej pary językowej? Czy ten proces kopiowania da się zautomatyzować?
• W jaki sposób gotowe pliki są przekazywane klientom? Czy tłumaczone dokumenty są archiwizowane (np. po tłumaczeniu, weryfikacji, kontroli jakości, składzie tekstu)? Jak wiele czasu zajmuje transfer wszystkich plików pomiędzy podwykonawcami a kierownikami projektów?
• Czy biuro otrzymuje stałe zlecenia na powtarzające się kombinacje językowe realizowane przez ten sam zespół podwykonawców? Jeżeli tak, to czy istnieje możliwość tworzenia schematów zawierających wszystkie standardowo powtarzające się elementy projektu?

Wybrane zalety systemu XTRF™ dla działu produkcji:

• Automatyzacja powtarzalnych czynności: Doświadczenie i umiejętności zespołu produkcyjnego są nieocenioną wartością dla firmy. Wartością dodaną generowaną przez system XTRF™ jest automatyzacja wszystkich powtarzających się czynności. Usprawnienie procesu produkcyjnego znacznie poprawia czas i wydajność realizowanych projektów, jednocześnie pozwalając pracownikom skupić się na bardziej kluczowych i wymagających zadaniach.

• Struktura katalogów: System pozwala na automatyczne tworzenie struktury katalogów dla wyceny i projektu, niezależnie od stopnia złożoności. Zestaw folderów tworzonych przez system pozwala przygotować, a następnie kontrolować przepływ plików i informacji pomiędzy kierownikiem projektu, klientem i podwykonawcą.

• Podpowiadanie stawek: Raz wprowadzone stawki za poszczególne prace będę się samodzielnie podpowiadać przy każdym kolejnym projekcie. Ułatwia to pracę kierowników projektów i zwiększa wydajność pracy całego działu, minimalizując liczbę pomyłek w rozliczeniach.

• Obieg dokumentów: Przepływ dokumentów odbywa się automatycznie. Każde potwierdzenie zlecenia, wycena czy potwierdzenie projektu jest archiwizowane na serwerze w momencie wysłania do klienta lub podwykonawcy. Wszystkie dane (informacja o kombinacjach językowych, specjalizacji, stawkach, rabatach, dopłatach oraz tabele zniżek CAT) są wpisywane do dokumentu bezpośrednio z systemu XTRF™.

• Automatyczny procedury projektowe: Zautomatyzowane procedury projektowe (ang. workflow) pozwalają na łatwe przesyłanie plików między kierownikami projektów a tłumaczami, weryfikatorami i innymi podwykonawcami. Każdy z uczestników procesu jest natychmiastowo informowany przez system o wszelkich dotyczących go zmianach w projekcie.

• Schematy projektów: Powtarzalne projekty prowadzone dla stałych klientów są tworzone na podstawie schematów zawierających wszystkie powtarzające się elementy zlecenia. Dzięki temu założenie wielojęzycznego projektu nie niesie z sobą większych trudności i zabiera jedynie kilka minut.