Szukając możliwości usprawnienia procesu prowadzenia rozliczeń z klientami i podwykonawcami, warto odpowiedzieć na następujące pytania:

• Czy informacja o projektach do zafakturowania jest łatwo dostępna dla działu księgowości? Czy taka informacja musi być przekazana przez dział produkcji, czy też jest dostępna bezpośrednio?
• Czy księgowość posiada łatwy dostęp do informacji o terminach płatności dla poszczególnych klientów? Gdzie przechowywane są takie informacje?
• W jaki sposób kontrolowane są terminy płatności faktur? Czy firma posiada sprawną metodę wysyłania ponagleń o płatność zaległych faktur? Ile czasu zajmuje rozesłanie ponagleń? Czy firma kontroluje aktualną wartość wszystkich zaległych faktur?
• Jak przygotowywane są dokumenty rozliczeniowe wysłane do klientów? Ile średnio czasu zajmuje przygotowanie wszystkich bieżących faktur?
• Jak często podwykonawcy przysyłają błędnie wystawione faktury (zła kwota, wartość podatku, dane kontaktowe)? Ile czasu zabiera poprawa tych błędów?

Wybrane zalety systemu XTRF™ dla działu zarządzanie fakturami:

• Tworzenie faktur: System tworzy listę wszystkich projektów, za które powinna zostać wystawiona faktura. Stworzenie takich faktur zajmuje zaledwie kilka sekund. Co ważne, system sam wstawia daty płatności na podstawie wcześniej podjętych ustaleń z klientami. Wszystkie dokumenty księgowe są jednak w pełni edytowalne, system umożliwia samodzielne dostosowanie wyglądu faktury, liczby i treści pozycji na fakturze, dat wystawienia, płatności itp.

• Bezpośrednie wysyłanie faktur: XTRF™ pozwala na wysyłanie faktur bezpośrednio przez przeglądarkę internetową. Pliki wysyłane są drogą e-mailową w formacie PDF na wybrany adres klienta. Jednocześnie dokument jest automatycznie zapisywany na serwerze, a kopia zostaje dostarczana do księgowości. Gwarantuje to bezpieczeństwo danych oraz zapobiega utracie jakichkolwiek dokumentów.

• Zarządzanie fakturami: XTRF™ daje możliwość pełnego zarządzania fakturami, sprawnego sortowania i wyszukiwania, umożliwia wgląd w określone raporty i zestawienia dokumentów księgowych oraz wygodny eksport listy faktur na potrzeby działu księgowości.

• Zarządzanie zaległymi fakturami: System zapewnia łatwy dostęp do wszystkich niezapłaconych w terminie faktur. Istnieje możliwość niemal natychmiastowego, automatycznego wysłania przypomnień o nieuregulowanych płatnościach.

• Zarządzanie rozliczeniami z tłumaczami: System ułatwia zarządzanie fakturami i rachunkami od podwykonawców. Dzięki automatycznemu wysyłaniu listy zatwierdzonych do rozliczenia projektów tłumacze mają możliwość zatwierdzenia spodziewanego wynagrodzenia. W ten sposób XTRF™ znacznie ogranicza liczbę błędnie wystawionych faktur i skraca proces rozliczeniowy.