Prowadzenie analiz i kontrola firmy

System zarządzania jakością w usługach tłumaczeniowych to jeden z najistotniejszych elementów zapewniających stałą i udaną współpracę z klientami. XTRF™ jest jedynym na rynku systemem do zarządzania biurami tłumaczeń wspierającym standardy jakościowe (ISO 9001 i EN15038).

Szukając możliwości usprawnień w zakresie uzyskania certyfikacji norm jakościowych, warto odpowiedzieć na następujące pytania:

• Ile średnio czasu zajmuje przygotowanie wszystkich dokumentów do audytu oraz zebranie niezbędnych informacji? Czy audyt jest zwykłym dniem pracy, czy też wiąże się ze stresem i trudnymi pytaniami ze strony audytora?
• W jaki sposób jest tworzona i utrzymywana dokumentacja wymagana przez normy jakości? Czy jest dostępna dla wszystkich pracowników? Czy można z niej korzystać zdalnie, przebywając poza firmą?
• Jak często oceniana jest efektywność procesów w firmie? Jak bardzo czasochłonna jest ocena efektywności?
• W jaki sposób firma zarządza reklamacjami od klientów? Kto jest odpowiedzialny za działania korygujące i zapobiegawcze? Czy firma ma możliwość analizy wszystkich reklamacji w danym okresie? W jaki sposób firma prowadzi stosowne zapisy, by móc uczyć się na własnych błędach?
• Czy firma posiada system oceny pracy podwykonawców? Czy oceniane są wszystkie wykonane przez tłumaczy projekty?

Wybrane zalety systemu XTRF™ w prowadzeniu analiz pracy firmy i kontroli jakości:

• Moduł ISO 9001: Bezpośredni dostęp do kilkudziesięciu analiz opartych na aktualnych danych firmy. Moduł zapewnia komfort pracy przy zachowaniu zgodności z normami ISO 9001 oraz EN 15038. System w naturalny sposób gwarantuje spełnianie wymogów normy, dzięki czemu audyt przebiega szybko, a na większość pytań audytora można odpowiedzieć: „Stosowny zapis znajduje się w naszym systemie do zarządzania firmą”. Czas potrzebny na przygotowanie danych i raportów zostaje zredukowany do kilkunastu minut, a normy ISO zaczynają być faktycznym systemem do zarządzania firmą, a nie biurokratycznym obciążeniem.

• Przechowywanie dokumentacji: Niemal cała dokumentacja związana z certyfikacją i normami jakości jest przechowywana w systemie XTRF™. Dzięki temu jest ona bardzo uporządkowana, a wszyscy uprawnieni pracownicy maja do niej stały dostęp.

• Weryfikacja jakości pracy podwykonawców: XTRF™ umożliwia ocenę każdej pracy dostarczonej przez podwykonawcę. System umożliwia dwie metody oceny uzależnione od preferencji użytkownika: ocena podstawowa oparta na skali od 1 do 10 oraz ocena rozbudowana, stworzona zgodnie z normą LISA QA.

• Zarządzanie reklamacjami: Reklamacje od klientów są zapisywane bezpośrednio w projekcie, którego dotyczą, a następnie przechowywane w bazie do przyszłej analizy. Zarchiwizowane dokumenty dają możliwość sprawnej oceny procesów w firmie, w tym oceny pracy kierowników projektów czy podwykonawców.