Szukając możliwości usprawnień pracy w dziale HR, warto odpowiedzieć na następujące pytania:

• W jaki sposób firma zarządza ogromną ilością danych o wszystkich podwykonawcach (dane kontaktowe, oferty, specjalizacje, stawki, warunki płatności itp.)?
• W jaki sposób dział zarządzania zasobami ludzkimi otrzymuje informacje o dostępności podwykonawcy w danym okresie? Ile czasu zajmuje kontakt z podwykonawcami za pomocą tradycyjnych kanałów komunikacji, takich jak e-mail, telefon itp.
• Ile czasu zajmuje uzupełnianie bazy podwykonawców (adresy, dane rozliczeniowe, warunki płatności, itp.)?
• Czy dział HR ma możliwość oceny podwykonawców za każdą wykonaną pracę? Jeśli tak, czy kierownicy projektów mają dostęp do tej informacji w momencie wyboru tłumacza do projektu, a więc wtedy, gdy jest to najbardziej potrzebne?
• Jak często tłumacze przysyłają błędnie wystawione faktury (zła kwota, wartość podatku, dane kontaktowe)? Ile średnio czasu zabiera naprawienie tych błędów?

Wybrane zalety systemu XTRF™ dla działu zarządzania zasobami ludzkimi:

• Moduł dostępności podwykonawców: Zapewnia kierownikom projektów aktualną informację o dostępności tłumaczy i weryfikatorów. Kierownicy projektu mogą dzięki temu dokonać lepszego wyboru podwykonawców do projektu.

• Komunikacja z podwykonawcami: Wbudowany w XTRF™ portal umożliwia prowadzenie bieżącej i sprawnej komunikacji z podwykonawcami. Umożliwia firmie automatyczne tworzenie i wysyłanie zamówień do projektów, a podwykonawcom samodzielne przygotowanie rozliczeń, weryfikację lub zmianę danych kontaktowych, ofertowych i rozliczeniowych (w tym danych o dostępności, o specjalizacjach językowych, posiadanym oprogramowaniu, warunkach rozliczania, koncie bankowym itp.).

• Moduł weryfikacji jakości: XTRF™ umożliwia ocenę każdej pracy wykonanej przez podwykonawców. System posiada dwie metody oceny: podstawowa, oparta na skali od 1 do 10, oraz rozbudowana, stworzona zgodnie z normą LISA QA.

• Zarządzanie rozliczeniami z tłumaczami: System usprawnia zarządzanie fakturami oraz umowami z podwykonawcami. Dzięki automatycznemu wysyłaniu listy zrealizowanych w ostatnim okresie rozliczeniowym projektów, tłumacze mają możliwość zatwierdzenia należnego wynagrodzenia. W ten sposób XTRF™ ogranicza błędnie wystawione faktury i skraca proces realizacji rozliczeń.