Wywiad z Stefanią De Angelis Williams.

Firma oferuje tłumaczenia i edycję pisemnej dokumentacji dotyczącej IVD oraz patentów Międzynarodowej Klasyfikacji Patentowej C, A61K oraz A61P, dla sektora chemicznego, medycznego i farmaceutycznego.

Williams Language Solutions, firma założona przez Stefanię De Angelis Williams początkowo w celu dostarczania tłumaczeń z języka angielskiego na włoski, z dumą ogłasza stworzenie strategicznych sojuszy z tłumaczami-wolnymi strzelcami, konsultantami oraz firmami zajmującymi się edycją i projektowaniem w Europie i Stanach Zjednoczonych, aby dostarczać klientom wysokiej jakości usługi w zakresie tłumaczeń i edycji z i na większość Europejskich języków. Stefania nadal aktywnie działa jako tłumacz z języka angielskiego na włoski, współpracując bezpośrednio z wieloma klientami i firmami (w tym przypadku skutecznie działając jako „tłumacz-wolny strzelec”), a także koordynuje projekty wielojęzyczne. Zwykle to z nią jako pierwszą kontaktują się klienci.

Firmę można najdokładniej opisać jako sieć profesjonalnych tłumaczy działających aktywnie na rzecz zagwarantowania jasnego i prawidłowego przekazywania informacji z jednego języka na drugi.

Najnowsze rozwiązania ICT zostały wdrożone w celu zwiększenia wydajności, przyspieszenia pracy i pogłębiania kontaktów biznesowych. (czytaj więcej)

XTRF™: Jak długo użytkują Państwo XTRF™?

Stefania De Angelis Williams: Używamy XTRF™ od września 2009 r. System ten został całkowicie wdrożony w grudniu 2009r.

XTRF™: Co sprawiło, że wybrali Państwo ten system i czy są Państwo zadowoleni z podjętej decyzji?

Stefania De Angelis Williams: Szukaliśmy rozwiązań pozwalających na standaryzację naszych procedur w celu zwiększenia wydajności, prowadzenia rejestru realizowanych projektów, a co najważniejsze – rozwiązań pozwalających na stworzenie bazy dla celów pozyskania certyfikacji ISO. Od momentu wdrożenia systemu zwiększyliśmy liczbę realizowanych projektów, powiększyliśmy bazę klientów, usystematyzowaliśmy nasze procedury i uzyskaliśmy certyfikat ISO 9001:2008. Oczywiście jesteśmy bardzo zadowoleni z tej decyzji!

XTRF™: Co zmieniło się w Państwa firmie po wprowadzeniu systemu XTRF™?

Stefania De Angelis Williams: Wprowadzenie systemu XTRF™ umożliwiło nam szybszą i lepszą pracę, a co najważniejsze - poznanie dokładnie „co kto robi, kiedy, w jakim projekcie i dlaczego”; chociaż nie wprowadziliśmy żadnych znaczących zmian do naszych procedur biznesowych, firma zdecydowanie poprawiła wyniki w odniesieniu do liczby realizowanych projektów, jakości zarządzania i tym samym jakości produktów i usług. Wykorzystujemy XTRF™ również jako potężne narzędzie marketingowe: dzięki analizowaniu liczby projektów pod kątem specjalności językowych, które zostały stworzone specjalnie na nasze potrzeby w wartościach systemowych, możemy dowiedzieć się, który sektor przyciąga największą liczbę klientów i tym samym odpowiednio dostosować reklamę naszych usług. Jeśli chodzi o finanse, w ostatnich 9 miesiącach obroty naszej firmy podwoiły się.

XTRF™: Jakie korzyści płynące z wdrożenia systemu dostrzegli Państwo w odniesieniu do zarządzania i kontroli firmy?

Stefania De Angelis Williams: Jeśli chodzi o zarządzanie firmą, możemy teraz przyspieszyć procedury administracyjne oraz przydzielanie projektów i zadań do wykonania. W odniesieniu do kontroli jakości, dzięki XTRF™ możemy zawsze odnaleźć „doskonałe połączenie” dostawców, tematyki oraz typu projektu, co dało zauważalny efekt w zakresie kontroli i procedur jakości i jest wykorzystywane jako środek zapobiegania błędom.

XTRF™: W ostatnich kilku tygodniach wprowadzali państwo procedury wymagane do uzyskania certyfikacji ISO. Jak długo przygotowywali Państwo firmę, aby uzyskać ten certyfikat?

Stefania De Angelis Williams: Pełne przygotowanie trwało około 6 miesięcy – jestem perfekcjonistą! Chcieliśmy w pełni zrozumieć potencjał oprogramowania XTRF™ przed audytem i daliśmy sobie na to 6 miesięcy. Tomek i Łukasz z XTRF™ byli naprawdę bardzo pomocni, zawsze byli gotowi, aby odpowiedzieć na moje pytania, przygotowali specjalnie dla nas szablony tak, aby spełniały nasze wymagania, i szczegółowo objaśniali każdy najdrobniejszy element oprogramowania.

Choć procedury dotyczące jakości zostały wcześniej wdrożone, potrzebowaliśmy systemu zarządzania dokumentacją, który moglibyśmy zaprezentować audytorom – w plikach pomocy systemu XTRF™ dostrzegliśmy doskonałe narzędzie mogące pomóc nam osiągnąć ten cel.

XTRF™: Czy system XTRF™ wykorzystywany był do przygotowania niezbędnej dokumentacji dla certyfikacji ISO? W jakim zakresie?

Stefania De Angelis Williams: Pliki pomocy XTRF™ są właściwie częścią naszego systemu TQMS (Translation Quality Management System). System zarządzania dokumentacją składa się głównie z TQMS oraz plików pomocy narzędzia XTRF, które funkcjonują jako instrukcje dotyczące pracy. Postęp realizacji projektu (=tłumaczenia) można śledzić poprzez Tablicę PM programu XTRF, który standardowo uzupełniany jest przez kierownika projektu.

XTRF™: Które funkcje systemu okazały się być najbardziej użyteczne? Jak poszedł audyt?

Stefania De Angelis Williams: Dla celów związanych z certyfikacją ISO najbardziej użytecznym elementem oprogramowania z pewnością było menu projektu; mieliśmy możliwość zaprezentowania audytorom tego, w jaki sposób przekształcamy wycenę w projekt i w jaki sposób śledzi się postęp realizacji projektu na każdym etapie. Ponadto korzystaliśmy z wartości systemowych, aby wyjaśnić metodę przydzielania odpowiedniego tłumacza do każdego zadania, zaś menu dostawców wykorzystywane było do zaprezentowania sposobu prowadzenia zarządzania kadrami.

Pomyślnie przeszliśmy audyt i na naszej stronie internetowej pod adresem www.translate-it.org z dumą prezentujemy certyfikat ISO 9001:2008. Audyt okazał się być stosunkowo łatwy i prosto przeprowadzony: siedliśmy przy jednym stole, z laptopem znajdującym się na środku, na którym zalogowaliśmy się do serwera XTRF™: każdy etap realizowany przez TQMS sprawdzany był z odpowiadająym mu menu na ekranie komputera, co z kolei wyjaśniane było poprzez odpowiedni plik pomocy. Na szczęście tego dnia nie doszło do odcięcia zasilania!